Πώς δίνουμε feedback σε ένα συνεργάτη

Με ψύχραιμες ενέργειες, καλή πρόθεση και εστίαση στη βελτίωση των αποτελεσμάτων μπορούμε να βγούμε όλοι νικητές, δίνοντας feedback. Να θυμάσαι πως όλοι οι άνθρωποι έχουν σκοτεινά σημεία και πέφτουν σε ολισθήματα αλλά όλοι αξίζουν τη θετική αλλαγή που έρχεται εθελοντικά μέσα από δυνατές συνειδητοποιήσεις. Υπό αυτή την οπτική πάντα το feedback είναι δώρο και όταν δίνεται αποτελεσματικά αυτός που το δέχεται νιώθει εκτίμηση και ευγνωμοσύνη!

Τι είναι το Feedback

To feedback ως ένα από τα καλύτερα εργαλεία του Manager βοηθά στη βελτίωση της απόδοσης  των συνεργατών αλλά και  στη συντήρηση των ήδη αποτελεσματικών συμπεριφορών. To εποικοδομητικό feedback είναι ένας ευεργετικός καθρέπτης που σε βοηθά να αποκτήσεις περισσότερη επίγνωση του  εαυτού σου. Λειτουργεί όπως ο θερμοστάτης σε μια ηλεκτρική συσκευή. Ο θερμοστάτης «αντιλαμβάνεται» πότε η αντίσταση υπερθερμαίνεται και σταματά τη λειτουργία της. Αντίστοιχα αν η αντίσταση μειωθεί ο θερμοστάτης το «αντιλαμβάνεται» και πάλι, και επιτρέπει ξανά τη λειτουργία της. Πώς λοιπόν να μπορέσεις να αλλάξεις συμπεριφορές αν δεν σου πει κάποιος πως συγκεκριμένες συμπεριφορές σου ενοχλούν ή θα μπορούσαν να αντικατασταθούν από άλλες πιο αποτελεσματικές; Διαφορετικά λειτουργείς σαν να έχεις υψηλή πίεση χωρίς να το ξέρεις. Αν δεν σου πει κάποιος πως έχεις υψηλή πίεση πώς θα μπορέσεις στη συνέχεια να την ελέγξεις; Στην εργασιακή καθημερινότητα η έλλειψη  feedback από τον Manager προς τους συνεργάτες δημιουργεί προβλήματα παρακίνησης, στασιμότητας και συχνά γεννά  ελλείψεις σε δεξιότητες των συνεργατών.

Οι κίνδυνοι του Feedback ,όταν δεν δίνεται αποτελεσματικά

Χρειάζεται επαγγελματισμός, προετοιμασία και ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο με τον οποίο δίνουμε feedback στους συνεργάτες μας. Το αρνητικό feedback που δίνεται πρόχειρα και απρόσεχτα μπορεί να σπάσει τον  καθρέπτη της αυτοεκτίμησης του συνεργάτη.
Ερευνητές έκαναν meta analysis σε ανθρώπους που δέχτηκαν feedback και βρήκαν πως στο 1/3 των περιπτώσεων υπήρχε μείωση της απόδοσης τους στη συνέχεια. Έχει ερευνηθεί πως σε περιπτώσεις επίδοσης αρνητικού feedback πολλοί άνθρωποι βιώνουν κοινωνική απομόνωση, απόρριψη, distress, συναισθήματα εφάμιλλα του φυσικού πόνου. Το σώμα παράγει κυτοκίνες για να αποκρούσει τον πόνο και υπάρχουν συμπτώματα όπως κούραση, πυρετός, αδιαθεσία. Αν δε δοθεί το feedback με σεβασμό και ευγένεια  οδηγεί συχνά σε απόσυρση, αγνόηση, παραίτηση.

Πώς να  προετοιμαστείς για να δώσεις εποικοδομητικό feedback

Αρχικά κάνε ξεκάθαρους στον εαυτό σου τους λόγους που θέλεις να δώσεις feedback. Προχώρα στην επίδοση feedback μόνο αν ο στόχος σου είναι να βελτιώσεις τον συνεργάτη και αν  νιώθεις πως θα ωφεληθεί  από τις συμβουλές σου. Το Feedback είναι αποτελεσματικό μόνο όταν το προσφέρουμε συνειδητά για να ενθαρρύνουμε την ανάπτυξη του άλλου. Αν πιστεύεις πως έχεις διαφορετικά κίνητρα , όπως ανάγκη να ελέγχεις ή να επηρεάζεις τα πάντα  τότε μην προχωράς να δώσεις feedback. Σύμφωνα με τη  Brene Brown (Καθηγήτρια Κοινωνικών Επιστημών στο Πανεπιστήμιο Χιούστον) είσαι έτοιμος να δώσεις feedback όταν είσαι έτοιμος να καθίσεις δίπλα και όχι απέναντι από τον συνεργάτη, όταν βάζεις το πρόβλημα μπροστά σας και όχι ανάμεσά σας, όταν είσαι έτοιμος να ακούσεις και ν’ αναγνωρίσεις πως ίσως δεν έχεις κατανοήσει απόλυτα μια κατάσταση.
Ζήτα από το συνεργάτη να μιλήσετε διατηρώντας ουδέτερη και ήρεμη τη φωνή σου π.χ. «Θέλω να συζητήσουμε για…», «Έχω σκέψεις για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων…»,  «Έχεις λίγο χρόνο για να μιλήσουμε;»,  «Είναι σημαντική η συνεισφορά σου για να καταφέρουμε»).

Ξεκίνα από τις θετικές συμπεριφορές 

Βοηθά να ξεκινάς τη συνάντηση feedback με την ενίσχυση των θετικών συμπεριφορών του συνεργάτη. Η τεχνική αυτή δημιουργεί θετικό κλίμα, τον καθησυχάζει και  αυξάνει τις πιθανότητες να επαναλάβει τις θετικές συμπεριφορές. Ωστόσο πρόσεχε να μην το παρακάνεις με τις φιλοφρονήσεις.  Δύο με τρεις αναφορές σε θετικές συμπεριφορές αντισταθμίζουν ένα αρνητικό σημείο προς βελτίωση στη συνέχεια.

Γίνε συγκεκριμένος 

Απόφυγε να είσαι γενικός και εστίασε σε συγκεκριμένες συμπεριφορές. Να είσαι ξεκάθαρος σχετικά με τον χρόνο και τον τόπο  που συνέβη η συμπεριφορά. Κάνε αναφορές στο αποτέλεσμα της συγκεκριμένης συμπεριφοράς του ατόμου. Τί αντίκτυπο είχε η συμπεριφορά τους στις  σκέψεις, στα συναισθήματα και στις πράξεις  διαφόρων μελών της ομάδας; 

Μη γίνεσαι επικριτικός και εστίασε στην κατάσταση και όχι στο πρόσωπο

Μην γίνεσαι επικριτικός και «προσωπικός» στα σχόλιά σου. Μη λες «είσαι …». Προτίμησε να πεις «παρατήρησα ότι…» ή «σε είδα πριν να…» ή «διαπίστωσα ότι…». Απόφυγε να υποθέτεις κίνητρα πίσω από τις συμπεριφορές των άλλων. Πρόσεχε ώστε να μη μπερδεύεις το άτομο με τις πράξεις. Για παράδειγμα αντί να πεις «ήσουν πολύ ανήσυχος στη συνάντηση» προτίμησε να πεις «όταν μιλούσες στους διπλανούς σου, αποσπούσες την προσοχή τους από τις σημαντικές ανακοινώσεις». Είναι σημαντικό να νιώσει ο συνεργάτης πως το feedback που λαμβάνει δεν είναι προσωπικό, δεν έχει καθόλου να κάνει με την προσωπικότητά του παρά μόνο με συμπεριφορές  του στην εργασία.

Να θυμάσαι πως η κριτική έχει τις ρίζες της στον φόβο ή σε συναισθήματα αναξιότητας. Αυτό που κάνει όποιος συνηθίζει να ασκεί κριτική είναι να ρίχνει το φως του προβολέα σε κάποιον άλλο ώστε να νιώθει πιο ασφαλής και ανώτερος ο ίδιος. Αν προσπαθείς λοιπόν συχνά να κατηγορείς τους «θύτες» σε μια κατάσταση μάλλον βλέπεις τον εαυτό σου ως «θύμα». 

Πρότεινε καλύτερους τρόπους χειρισμού

Προτίμησε λοιπόν αντί να ασκείς κριτική να προσφέρεις μια διαφορετική οπτική. Μην γκρεμίζεις χωρίς να δίνεις υλικά ή πλάνο για να ξαναχτιστεί κάτι πιο γερά και ουσιαστικά. Μοιράσου τις προτάσεις σου, χωρίς να δίνεις εντολές. Χρησιμοποίησε εκφράσεις όπως «θα μπορούσες» ή «με βάση την εμπειρία μου θα σου πρότεινα» ή «εμένα με βοηθά να…» ή «δε θα ήταν καλύτερο να είχαμε ανανεώσει τα στοιχεία με βάση τα αποτελέσματα του τελευταίου τριμήνου;» Πόσο πιο χρήσιμοι είμαστε όταν αντί να γκρινιάζουμε ή να κατηγορούμε ψάχνουμε να βρούμε τρόπους για να αλλάξουμε το αποτέλεσμα; 

Μοιράσου την πρόθεση 

Δήλωσε ανοιχτά  εξ ’αρχής την καλή σου πρόθεση. Μπορείς για παράδειγμα να απευθύνεις πρόσκληση συζήτηση λέγοντας «Έχεις λίγο χρόνο να μιλήσουμε; Έχω κάποιες σκέψεις να μοιραστώ μαζί σου σε σχέση με την βελτίωση της συνεργασίας στην ομάδας μας». 

Κάνε ερωτήσεις που ενθαρρύνουν σκέψεις και reflection

Μίλα ξεκάθαρα για την πίστη που έχεις στη συνεισφορά του συνεργάτη στα αποτελέσματα που επιδιώκετε. Μπορείς να πεις  για παράδειγμα «Πιστεύω πολύ στη δική σου συνεισφορά για να πετύχουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Νιώσε άνετα να εκφράζεις αντίστοιχα τη γνώμη σου, όσο θα συζητάμε» Είναι σημαντικό να ενθαρρύνεις τον συνεργάτη να σκέφτεται, να προβληματίζεται δημιουργικά, να κάνει συνειδητοποιήσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης feedback. Ρώτα για παράδειγμα «Ποιες είναι οι σκέψεις σου ή τα συναισθήματά σου σε σχέση με ότι συνέβη;»

Κράτα «φρέσκο» το feedback

Πάντα να είσαι φρέσκος και επίκαιρος σε σχέση με όσα μοιράζεσαι σε μια συνάντηση feedback. Επίλεξε να αναφερθείς σε συμπεριφορές  πρόσφατες ώστε να τις θυμούνται και οι δυο πλευρές και να μπορούν να συζητήσουν με αφορμή αυτές, χωρίς να προσπαθούν να θυμηθούν ποιος έκανε τι. Επιπροσθέτως, όσο πιο γρήγορα προτείνουμε έναν εναλλακτικό τρόπο χειρισμού σε κάποιον τόσο πιο άμεσα του δίνουμε τη δυνατότητα να διορθώσει συμπεριφορές που έχουν αντίκτυπο στο αποτέλεσμα. 

Το feedback είναι δώρο 

Είναι φανερό πως μια συζήτηση Feedback απαιτεί προετοιμασία. Πρόσεξε ώστε να μην προβαίνεις σε παρορμητικές αντιδράσεις, ενοχοποιώντας τους άλλους ή ζητώντας αυτό-δικαίωση. Με ψύχραιμες ενέργειες, καλή πρόθεση και εστίαση στη βελτίωση των αποτελεσμάτων μπορούμε να βγούμε όλοι νικητές. Να θυμάσαι πως όλοι οι άνθρωποι έχουν σκοτεινά σημεία και πέφτουν σε ολισθήματα αλλά όλοι αξίζουν τη θετική αλλαγή που έρχεται εθελοντικά μέσα από δυνατές συνειδητοποιήσεις. Υπό αυτή την οπτική πάντα το feedback είναι δώρο και όταν δίνεται αποτελεσματικά αυτός που το δέχεται νιώθει εκτίμηση και ευγνωμοσύνη!